گواهینامه IMS چیست؟ | سیستم مدیریت یکپارچه، تفاوت با HSE و شرایط اخذ

در دنیای رقابتی امروز، سازمان‌ها دیگر نمی‌توانند کیفیت، ایمنی و محیط زیست را به‌صورت جداگانه مدیریت کنند. گواهینامه IMS یا سیستم مدیریت یکپارچه (Integrated Management System) پاسخی حرفه‌ای به این نیاز است؛ رویکردی که به سازمان‌ها کمک می‌کند چندین استاندارد مدیریتی را در قالب یک سیستم منسجم و هماهنگ پیاده‌سازی و مدیریت کنند. گواهینامه IMS در واقع نشان‌دهنده بلوغ مدیریتی سازمان است و به‌ویژه در مناقصات، پروژه‌های پیمانکاری، قراردادهای صنعتی و صادرات نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند.

گواهینامه IMS دقیقاً چیست؟

IMS  یک استاندارد مستقل نیست، بلکه ترکیبی از چند استاندارد مدیریتی معتبر (عموماً از سری استانداردهای ISO) است که به‌صورت همزمان پیاده‌سازی می‌شوند. نکته مهم:

1.  ابتدا هر استاندارد به‌صورت مجزا پیاده‌سازی و گواهینامه می‌گیرد
2.  سپس شرکت صدور گواهینامه، یک سرتیفیکت IMS به‌عنوان گواهینامه تجمیعی صادر می‌کند.

معروف‌ترین ترکیب گواهینامه IMS کدام است؟

رایج‌ترین و شناخته‌شده‌ترین IMS شامل سه استاندارد زیر است:

 ISO 9001 – سیستم مدیریت کیفیت:

استانداردی مبتنی بر فرآیندگرایی، مشتری‌مداری و مدیریت ریسک که پایه و ستون اصلی اکثر سیستم‌های مدیریتی محسوب می‌شود.

 ISO 14001 – سیستم مدیریت زیست‌محیطی:

این استاندارد به سازمان کمک می‌کند:

• جنبه‌های زیست‌محیطی را شناسایی کند
• اثرات مخرب را کنترل یا کاهش دهد
• با قوانین محیط زیست همسو باشد

ISO 45001 – سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی:

تمرکز این استاندارد بر:

• شناسایی خطرات شغلی
• کاهش حوادث کاری
• حفظ سلامت کارکنان و ذی‌نفعان

تفاوت گواهینامه IMS و HSE چیست؟

این سؤال یکی از پرتکرارترین پرسش‌هاست.

 HSE چیست؟

HSE-MS (Health, Safety, Environment) سیستمی است که عمدتاً در صنایع نفت، گاز، پتروشیمی تدوین و اجرا شده و الزامات اختصاصی صنعتی دارد. نتیجه: HSE نوعی مدیریت یکپارچه است، اما IMS با قالب رسمی سازمان جهانی استاندارد (ISO) شناخته می‌شود.

چرا استانداردهای ISO برای IMS مناسب‌اند؟

پس از ویرایش ۲۰۱۵ استاندارد ISO 9001، تمام استانداردهای مدیریتی ISO دارای:

• ساختار ۱۰ بندی مشترک
• زبان یکسان
• رویکرد ریسک‌محور

شدند که به آن Annex SL گفته می‌شود. این موضوع پیاده‌سازی IMS را:

• ساده‌تر
• کم‌هزینه‌تر
• منسجم‌تر کرده است.

آیا IMS فقط محدود به 9001، 14001 و 45001 است؟

خیر، هر زمان دو یا چند استاندارد ISO با هم پیاده‌سازی شوند، می‌توان IMS داشت؛ مانند:

• ISO 9001 + ISO 22000  (صنایع غذایی)
• ISO 9001 + ISO 27001  (امنیت اطلاعات)
• ISO 9001 + ISO 13485  (تجهیزات پزشکی)

اما ترکیب سه‌گانه 9001، 14001 و 45001:

• عمومی‌تر است
• در مناقصات بیشتر شناخته شده
• برای همه کسب‌وکارها کاربرد دارد

آیا گواهینامه IMS ورژن یا تاریخ دارد؟

خود IMS ورژن ندارد. اما استانداردهای تشکیل‌دهنده آن دارند، مانند:

• ISO 9001:2015
• ISO 14001:2015
• ISO 45001:2018

مزایای دریافت گواهینامه IMS چیست؟

• کاهش هزینه استقرار چند سیستم
• انجام یک ممیزی به‌جای چند ممیزی
• افزایش شانس برنده شدن در مناقصات
• ارتقای تصویر برند
• بهبود فرهنگ ایمنی، کیفیت و محیط زیست
• افزایش اعتماد کارفرما و ذی‌نفعان

نقش سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) در مدیریت سازمان

 IMS از نگاه مدیریت ارشد

یکی از مهم‌ترین دلایل استقبال سازمان‌ها از گواهینامه IMS، نگاه مدیریتی و راهبردی آن است. زمانی که سیستم‌های کیفیت، ایمنی و محیط زیست به‌صورت جداگانه اجرا می‌شوند، اغلب باعث موازی‌کاری، دوباره‌کاری و اتلاف منابع می‌گردند. سیستم مدیریت یکپارچه این امکان را فراهم می‌کند که مدیران ارشد با یک ساختار واحد، تصمیم‌گیری دقیق‌تر و کنترل مؤثرتری بر فرآیندهای سازمان داشته باشند.

 IMS و مدیریت ریسک

در استانداردهای نوین سری ISO، رویکرد ریسک‌محور جایگاه ویژه‌ای دارد. گواهینامه IMS به سازمان کمک می‌کند ریسک‌های مرتبط با کیفیت محصول یا خدمت، ریسک‌های زیست‌محیطی و ریسک‌های ایمنی کارکنان را به‌صورت همزمان شناسایی، ارزیابی و کنترل کند. این رویکرد یکپارچه، احتمال بروز حوادث، خسارات مالی و نارضایتی ذی‌نفعان را به‌طور قابل توجهی کاهش می‌دهد.

 IMS و الزامات قانونی

یکی دیگر از مزایای مهم سیستم مدیریت یکپارچه، انطباق بهتر با قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی است. بسیاری از الزامات قانونی در حوزه ایمنی و محیط زیست به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم با استانداردهای ISO 14001 و ISO 45001 هم‌راستا هستند. استقرار IMS باعث می‌شود سازمان‌ها آمادگی بیشتری برای بازرسی‌های قانونی، ممیزی‌های کارفرمایان و الزامات نهادهای نظارتی داشته باشند.

نقش IMS در بهبود فرهنگ سازمانی

پیاده‌سازی گواهینامه IMS تنها به مستندسازی و ممیزی محدود نمی‌شود، بلکه نقش مهمی در ارتقای فرهنگ سازمانی دارد. زمانی که کارکنان درک درستی از اهمیت کیفیت، ایمنی و حفاظت از محیط زیست داشته باشند، مشارکت آن‌ها در بهبود فرآیندها افزایش می‌یابد. این موضوع به‌مرور زمان منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و بهبود عملکرد کلی سازمان می‌شود.

 IMS و اعتماد کارفرما

ارائه گواهینامه IMS به کارفرمایان، به‌ویژه در پروژه‌های پیمانکاری و صنعتی، نشان‌دهنده بلوغ سیستم مدیریتی سازمان است. بسیاری از کارفرمایان ترجیح می‌دهند با شرکت‌هایی همکاری کنند که ریسک‌های پروژه را به‌صورت سیستمی مدیریت می‌کنند. وجود گواهینامه IMS می‌تواند یک مزیت رقابتی جدی در انتخاب پیمانکار باشد.

 IMS برای شرکت‌های کوچک و متوسط

برخلاف تصور رایج، سیستم مدیریت یکپارچه فقط مخصوص سازمان‌های بزرگ نیست. شرکت‌های کوچک و متوسط نیز می‌توانند با طراحی ساده‌تر و متناسب با اندازه خود، IMS را پیاده‌سازی کنند. این موضوع به این شرکت‌ها کمک می‌کند از همان ابتدای رشد، ساختار مدیریتی منظم و استاندارد داشته باشند.

فرآیند پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)

تحلیل وضعیت موجود (Gap Analysis)

قبل از هر اقدامی برای استقرار IMS، سازمان باید وضعیت فعلی خود را در مقایسه با الزامات استانداردهای موردنظر بررسی کند. این مرحله که با عنوان تحلیل شکاف شناخته می‌شود، مشخص می‌کند کدام الزامات به‌طور کامل اجرا شده و کدام بخش‌ها نیاز به بهبود یا طراحی مجدد دارند. انجام صحیح تحلیل شکاف باعث می‌شود فرآیند پیاده‌سازی هدفمندتر و کم‌هزینه‌تر انجام شود.

طراحی ساختار مستندات یکپارچه

در سیستم مدیریت یکپارچه، یکی از مهم‌ترین اقدامات، طراحی مستندات مشترک است. رویه‌هایی مانند مدیریت ریسک، کنترل مستندات، ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت می‌توانند به‌صورت یکپارچه تدوین شوند. این کار علاوه بر کاهش حجم مستندات، باعث افزایش هماهنگی و سهولت اجرا در سازمان می‌شود.

آموزش و آگاهی کارکنان

هیچ سیستم مدیریتی بدون مشارکت کارکنان موفق نخواهد بود. آموزش مفاهیم IMS، الزامات استانداردها و نقش هر فرد در اجرای سیستم، یکی از ارکان اصلی موفقیت استقرار IMS محسوب می‌شود. این آموزش‌ها باید متناسب با سطح شغلی و مسئولیت افراد طراحی شوند.

ممیزی و صدور گواهینامه IMS

ممیزی داخلی سیستم مدیریت یکپارچه

پس از استقرار سیستم، سازمان باید از طریق ممیزی داخلی، میزان انطباق فرآیندها با الزامات IMS را ارزیابی کند. این ممیزی به شناسایی نقاط ضعف، عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود کمک کرده و سازمان را برای ممیزی خارجی آماده می‌سازد.

ممیزی خارجی و ارزیابی توسط CB

در مرحله ممیزی خارجی، شرکت صدور گواهینامه (CB) عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه را بررسی می‌کند. این ممیزی معمولاً به‌صورت همزمان برای تمامی استانداردهای ترکیبی انجام می‌شود که باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه خواهد شد.

صدور گواهینامه‌های استاندارد و IMS

پس از موفقیت در ممیزی خارجی، گواهینامه هر یک از استانداردها به‌صورت جداگانه صادر شده و در کنار آن، گواهینامه IMS نیز به‌عنوان سند یکپارچگی سیستم مدیریتی سازمان ارائه می‌گردد.

اشتباهات رایج در استقرار و اخذ گواهینامه IMS

نگاه صرفاً تبلیغاتی به IMS

برخی سازمان‌ها IMS را صرفاً به‌عنوان یک ابزار تبلیغاتی در نظر می‌گیرند و تمرکز کافی بر اجرای واقعی سیستم ندارند. این رویکرد در بلندمدت باعث بی‌اثر شدن سیستم و حتی بروز مشکلات در ممیزی‌ها می‌شود.

عدم هماهنگی بین واحدها

یکی از چالش‌های اصلی در پیاده‌سازی IMS، نبود هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان است. سیستم مدیریت یکپارچه زمانی موفق خواهد بود که تمامی واحدها در راستای اهداف مشترک حرکت کنند.

انتخاب نادرست شرکت مشاور یا CB

انتخاب شرکت مشاور و شرکت صدور گواهینامه معتبر، نقش بسیار مهمی در موفقیت IMS دارد. همکاری با مجموعه‌های غیرحرفه‌ای ممکن است منجر به صدور گواهینامه‌های کم‌اعتبار یا مشکلات حقوقی در مناقصات شود.

 IMS چه تفاوتی با اجرای جداگانه استانداردهای ISO دارد؟

تفاوت در ساختار مستندات

در اجرای جداگانه استانداردهای ISO، هر سیستم مدیریتی مستندات، رویه‌ها و فرم‌های مخصوص به خود را دارد. این موضوع معمولاً باعث افزایش حجم مستندات و پیچیدگی در اجرا می‌شود. در مقابل، سیستم مدیریت یکپارچه IMS با طراحی مستندات مشترک، ساختاری منسجم‌تر ایجاد می‌کند که هم برای مدیران و هم برای کارکنان قابل فهم‌تر است.

تفاوت در هزینه و زمان ممیزی

یکی از تفاوت‌های اصلی IMS با اجرای جداگانه استانداردها، کاهش هزینه‌های ممیزی است. زمانی که استانداردها به‌صورت یکپارچه اجرا می‌شوند، ممیزی داخلی و خارجی نیز به‌صورت همزمان انجام می‌گیرد. این موضوع باعث صرفه‌جویی قابل توجه در زمان، هزینه و منابع انسانی سازمان می‌شود.

تفاوت در اثربخشی سیستم مدیریتی

در IMS، تصمیم‌گیری‌ها به‌صورت یکپارچه انجام می‌شوند و تضاد بین اهداف کیفیت، ایمنی و محیط زیست به حداقل می‌رسد. این یکپارچگی باعث افزایش اثربخشی سیستم مدیریتی و بهبود عملکرد کلی سازمان می‌شود؛ موضوعی که در اجرای جداگانه استانداردها کمتر مشاهده می‌شود.

آیا گواهینامه IMS برای مجموعه من مناسب است؟

 IMS برای شرکت‌های پیمانکاری

شرکت‌های پیمانکاری به‌دلیل ماهیت پروژه‌ای و ریسک‌های بالا، بیشترین نیاز را به سیستم مدیریت یکپارچه دارند. IMS به این شرکت‌ها کمک می‌کند الزامات کارفرمایان، قوانین ایمنی و مسائل زیست‌محیطی را به‌صورت همزمان مدیریت کنند و در مناقصات امتیاز بالاتری کسب نمایند.

 IMS برای شرکت‌های تولیدی

در واحدهای تولیدی، کیفیت محصول، ایمنی کارکنان و اثرات زیست‌محیطی به‌شدت به هم وابسته هستند. پیاده‌سازی IMS در این شرکت‌ها باعث کاهش ضایعات، افزایش ایمنی محیط کار و بهبود کیفیت محصول نهایی می‌شود.

 IMS برای شرکت‌های خدماتی

برخلاف تصور رایج، شرکت‌های خدماتی نیز می‌توانند از مزایای IMS بهره‌مند شوند. استاندارد ISO 9001 به بهبود کیفیت خدمات، ISO 45001 به ایمنی کارکنان و ISO 14001 به مسئولیت‌پذیری اجتماعی این شرکت‌ها کمک می‌کند.

چه شرکت‌هایی می‌توانند IMS بگیرند؟

تقریباً همه سازمان‌ها:

• شرکت‌های پیمانکاری
• کارخانجات تولیدی
• شرکت‌های خدماتی
• پروژه‌های عمرانی
• سازمان‌های خصوصی و دولتی

آیا IMS یک استاندارد بین‌المللی است؟

خود IMS استاندارد مستقل نیست،  اما اجزای آن کاملاً بین‌المللی هستند. IMS بیشتر یک عنوان مدیریتی و تجمیعی است.

IMS  در مناقصات چه مفهومی دارد؟

وقتی کارفرما می‌گوید: ارائه IMS یا 9001 به علاوه HSE منظورش این است که کیفیت، ایمنی، محیط زیست به‌صورت سیستمی و یکپارچه مدیریت می‌شود.

شرایط اخذ گواهینامه IMS چیست؟

1. استقرار همزمان استانداردها
2. انجام ممیزی
3. دریافت گواهینامه هر استاندارد
4. صدور سرتیفیکت IMS

در نهایت ۴ گواهینامه دریافت می‌کنید.

مخفف استانداردهای مدیریتی

• QMS: Quality Management System
• EMS: Environmental Management System
• OHSMS: Occupational Health & Safety MS
• ISMS: Information Security MS
• FSMS: Food Safety MS

جمع‌بندی

گواهینامه IMS یا سیستم مدیریت یکپارچه، رویکردی حرفه‌ای برای سازمان‌هایی است که به‌دنبال مدیریت همزمان کیفیت، ایمنی و محیط زیست هستند. این سیستم با ترکیب استانداردهای معتبر سری ISO، ساختاری منسجم و اثربخش ایجاد می‌کند که علاوه بر کاهش هزینه‌ها و پیچیدگی‌ها، موجب افزایش اعتماد کارفرمایان و ذی‌نفعان می‌شود. IMS یک استاندارد مستقل نیست، اما نشان‌دهنده بلوغ سیستم مدیریتی سازمان است و نقش مهمی در مناقصات، پروژه‌های پیمانکاری و بازار رقابتی امروز دارد. انتخاب صحیح مشاور و شرکت صدور گواهینامه، پیاده‌سازی واقعی الزامات و نگاه سیستمی به IMS، از عوامل کلیدی موفقیت در اخذ و نگهداری این گواهینامه محسوب می‌شوند.